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Nach der Lerneinheit: 
wissen Sie, wozu Social Media Guidelines verwendet werden.
wissen Sie, was Sie bei der Erstellung eigener Guidelines beachten sollten.
kennen Sie Unternehmen, an denen Sie sich orientieren können.
Der Umgang der Mitarbeiter mit Social Media kann über Guidelines geregelt werden. So kann bspw. verhindert werden, dass ein Mitarbeiter, mitunter unwissentlich, dem Unternehmen schadet.
Warum braucht man Social Media Guidelines?
- Wenn ein Mitarbeiter etwas postet, dass unangebracht sein könnte oder sich gar auf den Betrieb bezieht, fällt das auf das gesamte Unternehmen zurück.
- Die Nutzung unterliegt, wie bei allen anderen Medien auch, gesetzlichen Bestimmungen.
- Durch Absprache können Probleme oder Unklarheiten ausgeräumt werden, bevor etwas gepostet wird. Denn was einmal im Internet ist, ist nicht so einfach wieder zu entfernen.
„Sobald ein Mitarbeiter sich als ein Teil des Unternehmens zu erkennen gegeben hat, beziehungsweise von anderen Nutzern in Sozialen Netzwerken damit in Verbindung gebracht wird, ist der Ernstfall da. Zumindest dann, wenn diejenigen sich in einer Weise präsentieren, die nicht zum Corporate Image des Unternehmens passt.“
Beispiel: Wenn ein Promi aus dem Showbusiness ein unbedachtes dummes Statement twittert, schadet er sich in erster Linie selbst damit. Wenn aber ein Mitarbeiter etwas postet, dass unangebracht sein könnte oder sich gar auf den Betrieb bezieht, fällt das auf das gesamte Unternehmen zurück.
Was sind Social Media Guidelines - Begriffserklärung?
- In Social Media Guidelines geht es in erster Linie darum, wer im Unternehmen mit welchen Botschaften wo kommunizieren darf.
- Des Weiteren sollen Social Media Guidelines Mitarbeiter nicht nur eine Orientierungshilfe bei ihrer offiziellen Firmenkommunikation auf Blogs, in Facebook und anderen Medien bieten, sondern ihnen auch Empfehlungen für ihr privates Engagement in den Netzwerken liefern.
- „Das Unternehmen sollte in seinen Social Media Guidelines genau festlegen, welcher Mitarbeiter mit welchen Botschaften nach außen dringen darf. Wenn es um Produkte geht, sollte die Kompetenz Produktbotschaften zu kommunizieren, beim Produktmanagement liegen.“
- „Das gilt vor allem beim Rollout neuer Produkte. Hier ist eine enge Abstimmung zwischen Produktmanagement und Support unumgänglich, damit keine widersprüchlichen Statements nach außen dringen.“
- „Selbst dann, wenn das Unternehmen selber nicht in den sozialen Medien aktiv, sind Social Media Guidelines für die private Nutzung durch Mitarbeiter unbedingt zu empfehlen. Unbedachte Äußerungen können auch einer PR-Strategie zuwiderlaufen.“
- Diese Guidelines sollen nicht dazu dienen Mitarbeiter auszuschließen, viel mehr sollen sie die Mitarbeiter „ermutigen, selbst als Botschafter für das Unternehmen und seine Produkte in den sozialen Netzwerken aktiv zu werden.“
- „Zu den wichtigsten Aufgaben der Guidelines gehört es, dem Mitarbeiter zu vermitteln, dass er ein Botschafter seines Unternehmens ist und demzufolge auch bei seinen privaten Aktivitäten in den sozialen Medien, als solcher von der Außenwelt wahrgenommen wird.“
- Wichtig ist auch, wann und wie Social Media genutzt werden. Deswegen "sollten die Guidelinesregeln ob
- die private Nutzung der Social Media während der Arbeitszeit grundsätzlich erlaubt ist und
- in welchem Umfang dies gestattet ist."
- „Wer privat und nicht in einer Unternehmensfunktion eine Meinung äußert, sollte dies kenntlich machen. So lassen sich Missverständnisse am besten vermeiden. Wenn sich Mitarbeiter auch privat nur positiv über das Unternehmen äußern, wirkt das nicht gerade authentisch. Kritik darf durchaus sein.“
- „Hat ein Mitarbeiter eine kritische Meinung zu bestimmten, für das Unternehmen relevanten Themen, soll er sie durchaus äußern können. Dies sollte jedoch rein privat geschehen und nach Möglichkeit außerhalb der regulären Arbeitszeit erfolgen.“
- „Selbst dann, wenn der Arbeitgeber die Nutzung während der Arbeitszeit erlaubt. Es wirft ein ganz schlechtes Licht auf die Unternehmenskultur, wenn Mitarbeiter die Freiheit haben, das eigene Unternehmen während der Arbeitszeit zu kritisieren.“
- Des Weiteren ist Social Media „kein rechtsfreier Raum. Die Nutzung unterliegt wie bei allen anderen Medien auch den gesetzlichen Bestimmungen. Auf die Einhaltung von Datenschutz, Urheber- und Markenrecht muss das Unternehmen unbedingt bestehen.“
- „Hat das Unternehmen einen internen Verhaltenskodex, so ist auf diesen ebenfalls hinzuweisen. Auch die arbeitsvertraglichen Bestimmungen sollten die Guidelines streifen.“
- „So dürfen beispielsweise keine Betriebsgeheimnisse über die sozialen Medien weitergegeben werden, wenn das Vertragsverhältnis eine Verschwiegenheitsklausel enthält. Aus Gründen der Transparenz sollten die Mitarbeiter aufgefordert werden [und nur] unter ihren Klarnamen kommunizieren.“
- „Mitarbeiter dürfen keine Inhalte hochladen, die sie von irgendwoher kopiert haben. Einzige Ausnahme: Sie haben die ausdrückliche Zustimmung eines Urhebers dessen Inhalte weiterzuverbreiten.“
- „Grundsätzlich sollten jedoch nur eigene Inhalte veröffentlicht werden. Auf fremde Inhalte, die für andere Mediennutzer interessant sein könnten, sollte der Mitarbeiter per Link verweisen. Das ist nicht nur praktisch, sondern hat zudem den Vorteil, dass urheberrechtliche Konflikte erst gar nicht entstehen.“
- Die Guidelines sollten „Regeln zum respektvollen Umgang mit anderen Mediennutzern beinhalten. Sie sollten sich nicht nur auf „dienstliche“ Aktivitäten beziehen, sondern generell auch private Engagements der Mitarbeiter fokussieren.“
- Man schafft nicht alles mit Guidelines abzudecken. „Aus dem Grund ist es nicht falsch, in den Richtlinien einen variablen Passus unterzubringen, der in Form eines internen Newsletters die Guidelines mehr oder weniger regelmäßig ergänzt.“
Mitarbeiter sind besonders zu instruieren, wenn das Unternehmen aus irgendwelchen Gründen in der öffentlichen Meinung unter Beschuss steht. Hier können sich unbedachte Äußerungen von Mitarbeitern besonders fatal auswirken.
Transparenz ist auch hier besonders wichtig. Viele Unternehmen haben bereits ihre Social Media Guidelines online gestellt. Beispiele hierfür sind Daimler, 1&1, die Deutsche Post oder die Caritas.
Zusammenfassung:
Das öffentliche Auftreten von Angestellten auf Social Media Seiten kann sich auf das Unternehmen übertragen.
Social Media Guidelines dienen dazu, den Mitarbeitern eine Hilfestellung zu geben, wie Sie auf Social Media Seiten im Sinne des Unternehmens kommunizieren und sich präsentieren können.
Die Guidelines sollten transparent kommuniziert werden.
Quellen
Nora Horn für Social Media Akademie: Social Media Guidelines ► 10 Basics & Tipps für Firmen | SMA (2019)