Als Eckpfeiler der Ausbildung tragen Ausbilder:innen eine immense Verantwortung – nicht nur für die fachliche Entwicklung der Azubis, sondern auch für einen sensiblen Bereich, der oft unterschätzt wird: den Schutz ihrer persönlichen Daten. Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist seit 2018 in aller Munde, doch ihre konkrete Anwendung im Ausbildungsalltag wirft oft Fragen auf. Dieser Beitrag soll einen klaren Überblick geben und zeigen, wie sowohl rechtssicher agiert als auch das wichtige Thema Datenschutz in die Ausbildung integrieren werden kann.
Warum ist die DSGVO für Ausbilder:innen so wichtig?
Die DSGVO ist kein bürokratisches Monster, sondern ein Rahmenwerk, das die Rechte von Personen im Umgang mit ihren Daten stärkt. Auch die Auszubildenden sind Personen – und ihre Daten verdienen denselben Schutz wie die von Kunden und Kundinnen oder Mitarbeitenden. Ob Name, Adresse, Noten, Krankheitszeiten oder auch Fotos von Azubi-Events: All das sind personenbezogene Daten, die besondere Vorsicht erfordern.
Der richtige Umgang mit Azubi-Daten: Was ist zu beachten?
- Erlaubnis ist Trumpf (oder ein berechtigtes Interesse):
- Grundsätzlich dürfen Daten der Azubis nur verarbeitet werden, wenn es dafür eine klare Rechtsgrundlage gibt. Im Ausbildungsverhältnis sind das meist die Erfüllung des Ausbildungsvertrags oder gesetzliche Pflichten (z. B. Meldungen an die Berufsschule oder Sozialversicherung).
- Für Daten, die nicht direkt zur Vertragserfüllung nötig sind (z. B. Fotos für die Unternehmenswebsite, private Handynummer für Notfälle), braucht das Unternehmen eine ausdrückliche, freiwillige und informierte Einwilligung der Azubis. Diese sollte schriftlich erfolgen und jederzeit widerrufbar sein.
- „Weniger ist mehr“: Jede unnötige Information ist ein potenzielles Risiko. Deshalb nur die wirklich wichtigen Daten sammeln und speichern.
2. Sicherheit geht vor:
- Das Unternehmen muss sicherstellen, dass nur befugte Personen (Ausbilder:innen, Personalabteilung) Zugang zu sensiblen Azubi-Daten haben. Persönliche Akten gehören in abschließbare Schränke, digitale Daten auf passwortgeschützte Systeme.
- Sinnvoll sind Schulungen der relevanten Personen (z. B. Ausbilder:innen, Azubis) im Umgang mit E-Mails, Passwörtern und dem Speichern von Dokumenten. Ein USB-Stick mit Azubi-Daten, der verloren geht, ist ein Datenschutz-GAU!
- Azubi-Daten dürfen nur weitergegeben werden, wenn es dafür eine gesetzliche Pflicht gibt (z. B. an die Berufsschule, die IHK) oder der Azubi ausdrücklich zugestimmt hat. Ein Austausch von Noten mit anderen Ausbildenden oder Mitarbeitenden ohne Notwendigkeit ist tabu.
3. Transparenz und Auskunftsrecht:
- Die Azubis haben das Recht zu wissen, welche Daten von ihnen gesammelt werden, wofür sie verwendet werden und wie lange sie gespeichert bleiben. Eine entsprechende Datenschutzerklärung sollte bereits vor Ausbildungsbeginn vorliegen.
- Auszubildende können jederzeit Auskunft über ihre Daten verlangen, Fehler korrigieren lassen oder die Löschung von Daten verlangen, die nicht mehr benötigt werden.
4. Speicherdauer:
- Daten dürfen nur so lange gespeichert werden, wie sie für den ursprünglichen Zweck erforderlich sind oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen (z. B. für Lohnunterlagen). Danach müssen sie sicher gelöscht oder vernichtet werden.
DSGVO als Lerninhalt: So bringt man Datenschutz in die Ausbildung ein
Datenschutz ist keine lästige Pflicht, sondern eine essenzielle Kompetenz in der heutigen Arbeitswelt. Dazu sollte man die Azubis sensibilisieren.
- Grundlagen vermitteln:
- Was sind personenbezogene Daten? Das kann anhand von Beispielen aus dem Berufsalltag erläutert werden.
- Warum ist Datenschutz wichtig? Risiken aufzeigen (Datenlecks, Identitätsdiebstahl) und die Vorteile (Vertrauen, Sicherheit) darstellen.
- Die Rolle der DSGVO: Die Kernprinzipien (Rechtmäßigkeit, Transparenz, Datenminimierung etc.) sollten einfach und verständlich beschrieben werden.
2. Praktische Anwendungen zeigen:
- Umgang mit Kundendaten: Wie werden Kundendaten im CRM-System verwaltet? Welche Daten dürfen gespeichert werden, welche nicht?
- Datenschutz am Arbeitsplatz: Sichere Passwörter, Bildschirmsperre, Umgang mit vertraulichen Dokumenten.
- Social Media im Berufsalltag: Welche Informationen dürfen geteilt werden, welche nicht? Achtung bei Fotos von Mitarbeitenden oder Kunden und Kundinnen!
- Cloud-Dienste: Risiken und sicherer Umgang mit externen Speicherdiensten
3. Sensibilisierung durch Beispiele:
- Reale (oder fiktive) Fälle von Datenschutzverletzungen darstellen, um die Konsequenzen aufzuzeigen.
- Diskutieren, wie man im Alltag datenschutzkonform handelt – vom Telefonat über die E-Mail bis zum Kundengespräch.
4. Schulungen und interne Richtlinien:
- Das Thema in regelmäßige Schulungen einbinden, sowohl für Ausbilder:innen als auch für die Azubis.
- Dabei soll sichergestellt werden, dass die Azubis die internen Datenschutzrichtlinien des Unternehmens kennen und verstehen.
Fazit:
Die DSGVO ist ein integraler Bestandteil des modernen Arbeitslebens und somit auch der Ausbildung. Indem Ausbilder:innen mit den Regeln vertraut gemacht werden und sie konsequent im Umgang mit Azubi-Daten anwenden, schützt das nicht nur die Rechte der Auszubildenden, sondern gibt ihnen auch eine wertvolle Kompetenz für ihr gesamtes Berufsleben mit auf den Weg. Datenschutz sollte zu einem selbstverständlichen Teil des Ausbildungsalltags gemacht werden – zum Nutzen aller Beteiligten!