Das neue Ausbildungsjahr steht vor der Tür und alljährlich überlegen Sie sich als Ausbilder:in, wie Sie die oft mit viel Aufwand gewonnenen Auszubildenden richtig ins Unternehmen einführen. Während erfahrene Ausbildende viel mit Routinen und über die Jahre entwickelten Checklisten arbeiten, stehen neue Ausbildende vor immensen Herausforderungen, wollen sie es doch besonders gut machen und nichts vergessen.
Die folgende Checkliste soll Ihnen als Ausbilder:in helfen, den Start neuer Auszubildender optimal zu gestalten und alle wichtigen Aspekte zu berücksichtigen. Eine gute Einarbeitung ist entscheidend für einen erfolgreichen Ausbildungsverlauf und eine positive Bindung des jungen Menschen an Ihr Unternehmen.
Sehen Sie die Checkliste als Hilfsmittel. Sie müssen nicht alles genauso machen; passen Sie vielmehr die Punkte an Ihre betriebliche Realität an. Wir wünschen Ihnen dazu viel Freude mit den neuen Auszubildenden.
I. Vorbereitung vor dem ersten Tag:
- [ ] Ausbildungsvertrag prüfen: Liegt der unterschriebene Vertrag vor? Sind alle relevanten Daten korrekt?
- [ ] Anmeldung bei der Berufsschule sicherstellen: Wurde die Anmeldung fristgerecht vorgenommen?
- [ ] Meldung bei der zuständigen Kammer (IHK/HWK) vorbereiten/durchführen: Sind alle notwendigen Unterlagen zusammengestellt?
- [ ] Einrichtung des Arbeitsplatzes: Ist der Arbeitsplatz vorbereitet (z. B. PC-Zugang, Arbeitsmaterialien)?
- [ ] Erstellung eines Einarbeitungsplans: Gibt es einen detaillierten Plan für die ersten Tage und Wochen?
- [ ] Information der relevanten Abteilungen/Mitarbeitenden: Sind alle informiert über den Start der neuen Auszubildenden?
- [ ] Willkommenspaket vorbereiten (optional): z. B. Giveaways des Unternehmens, Informationsmaterial, etc.
- [ ] Zeit für die Einführung einplanen: Sind ausreichend Zeitfenster für Gespräche und Einweisungen reserviert?
- [ ] Wichtige rechtliche und bürokratische Aspekte beachten:
- [ ] Nachweisgesetz beachten: Dem Auszubildenden innerhalb der ersten Arbeitswoche die wesentlichen Vertragsbedingungen schriftlich aushändigen (falls nicht bereits im Ausbildungsvertrag enthalten).
- [ ] Arbeitszeitgesetz (ArbZG) erklären: Insbesondere Regelungen zu Arbeitszeiten, Pausen und Ruhezeiten für Jugendliche (Jugendarbeitsschutzgesetz).
- [ ] Jugendarbeitsschutzgesetz (JArbSchG) beachten (bei minderjährigen Auszubildenden):
- [ ] Ärztliche Erstuntersuchung und Folgeuntersuchung organisieren/einfordern.
- [ ] Beschränkungen der Arbeitszeiten und Tätigkeiten erklären.
- [ ] Rechte und Pflichten nach dem JArbSchG erläutern.
- [ ] Berufsbildungsgesetz (BBiG) erwähnen: Auf die Rechte und Pflichten von Ausbildenden und Auszubildenden hinweisen.
- [ ] Datenschutzbestimmungen erklären: Umgang mit personenbezogenen Daten im Unternehmen.
- [ ] Betriebshaftpflichtversicherung: Informationen dazu geben.
- [ ] Information über die Jugend- und Auszubildendenvertretung (JAV), falls vorhanden
- [ ] Dokumentation: Alle wichtigen Schritte und Belehrungen dokumentieren (z. B. Sicherheitsbelehrung, Aushändigung von Dokumenten).
II. Einführung in das Unternehmen (Erster Tag):
- [ ] Herzlicher Empfang: Persönliche Begrüßung der neuen Auszubildenden.
- [ ] Vorstellung des Unternehmens: Kurze Geschichte, Struktur, Werte und Kultur des Unternehmens erläutern.
- [ ] Rundgang durch das Unternehmen: Wichtige Abteilungen, Ansprechpartner:innen und Einrichtungen zeigen.
- [ ] Sicherheitsbelehrung: Wichtige Sicherheitsvorschriften und Verhaltensregeln am Arbeitsplatz erklären und dokumentieren (Unterschrift!).
- [ ] Ausgabe wichtiger Dokumente:
- [ ] Ausbildungsvertrag (falls noch nicht ausgehändigt)
- [ ] Ausbildungsordnung
- [ ] Betriebsordnung
- [ ] Arbeitszeitnachweise/System zur Zeiterfassung erklären
- [ ] Urlaubsantragsverfahren erklären
- [ ] Kontaktdaten wichtiger Ansprechpartner:innen
- [ ] Evtl. Zugangsdaten für interne Systeme
III. Vorstellung im Team:
- [ ] Vorstellung bei den direkten Kollegen und Kolleginnen: Namentliche Vorstellung und kurze Erläuterung der jeweiligen Aufgaben.
- [ ] Vorstellung bei anderen relevanten Abteilungen/Mitarbeitenden: Je nach Einsatzbereich.
- [ ] Erklärung der Teamstrukturen und Kommunikationswege: Wer ist für was zuständig?
IV. Erklärung der Arbeitsabläufe:
- [ ] Grundlegende Arbeitsabläufe im Ausbildungsberuf erklären: Erste Einblicke in typische Aufgaben geben.
- [ ] Erklärung der relevanten Prozesse und Systeme: Wie funktionieren bestimmte Abläufe?
- [ ] Erste einfache Aufgaben übertragen: Den Auszubildenden ermöglichen, sich aktiv einzubringen.
V. Regelungen und Erwartungen:
- [ ] Arbeitszeiten und Pausenregelungen erklären: Genaue Zeiten und wie diese erfasst werden.
- [ ] Verhaltensregeln im Unternehmen erläutern: Umgang mit Kollegen/Kolleginnen, Kunden/Kundinnen, Vorgesetzten.
- [ ] Erwartungen an die Auszubildenden formulieren: Engagement, Lernbereitschaft, Pünktlichkeit, Zuverlässigkeit.
- [ ] Krankmeldeverfahren erklären: Wie und wann muss man sich krankmelden?
- [ ] Urlaubsplanung und -antragstellung erläutern.
VI. Ausbildungsplan:
- [ ] Den Ausbildungsplan im Detail besprechen: Welche Stationen durchlaufen die Auszubildenden? Wer ist für welche Bereiche zuständig?
- [ ] Erwartungen an die einzelnen Ausbildungssphasen erläutern.
- [ ] Möglichkeiten für Fragen und Feedback während der Einarbeitung aufzeigen.
VII. Ansprechpartner:innen und Unterstützung:
- [ ] Sich selbst als direkte:n Ansprechpartner:in benennen und erreichbar sein.
- [ ] Weitere wichtige Ansprechpartner:innen im Unternehmen nennen (z. B. andere Ausbildende, Jugend- und Auszubildendenvertretung, falls vorhanden).
- [ ] Wege der Unterstützung aufzeigen (z. B. bei Problemen, Fragen).
VIII. Feedbackgespräche:
- [ ] Erstes kurzes Feedbackgespräch am Ende des ersten Tages/der ersten Woche planen.
- [ ] Regelmäßige Feedbackgespräche während der Einarbeitungszeit vereinbaren.
- [ ] Ziele und Inhalte der Feedbackgespräche erläutern.
IX. Integration ins Team:
- [ ] Aktive Förderung der Integration durch gemeinsame Aktivitäten (z. B. Mittagspausen).
- [ ] Ermutigung der Kollegen/Kolleginnen zur Unterstützung der neuen Auszubildenden.
X. Förderung und Weiterentwicklung:
- [ ] Erste Einblicke in Weiterbildungsmöglichkeiten geben (später im Verlauf der Ausbildung).
- [ ] Betonung der Bedeutung von Eigeninitiative und Lernbereitschaft.